＜Alt＞キーを使った便利操作

<Altキー>って<Shiftキー>や<Ctrlキー>に比べると地味な存在じゃありませんか？
そこで便利な使い方をひとつお教えしましょう§^。^§
知ってたらご免なさいということでお付き合いください。

Wordで文字列の書式設定をするために範囲選択をしますよね？
範囲選択の方法にはいろいろありますが
ドラッグして文字列を選択するのが一般的です。
<Shiftキー>を使っての広範囲の選択や
<Ctrlキー>を使っての複数個所の選択はよくやっていると思います。

例えば下記のような文書があった場合です。

*******************************************
日時：1月11日（金） 17:00集合
場所：五反田駅東口改札
会費：５，０００円
******************************************

案内文によく出てくる書き方ですが
この文の中の「日時」「場所」「会費」の文字列のみを選択して色を設定したい時
さて皆さんはどうやってこの３つの文字列を選択して色の設定をしますか？

1.一単語ずつ色をつける
2.<Ctrlキー>を使って選択していってまとめて色を設定する
3.一単語に色を設定したら書式のコピーを使う

等あると思いますが、ここで是非使ってみて欲しいのが<Altキー>です
通常範囲選択をする場合、縦にドラッグしていくと行全体が選択されてしまいます。
ところが、<Altキー>を押しながら縦にドラッグすると
ドラッグした範囲のみ選択できるのです。
そうです、上記のような場合「日時」「場所」「時間」のみ
縦ドラッグ一回の操作で範囲選択できてしまうのです。

いやぁ～便利、便利！

※これは 2002 以降のバージョンでのみ使える機能です


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Word「文字種の変換」

Wordの[書式]メニューを開いてみると、
その中に[文字種の変換]というコマンドがあるのが分かります。

クリックすると、そのまま[文字種の変換]ダイアログボックスが表示され、
いくつかのコマンドが入っています。

さて、コレは何に使うのでしょうか。


実はこのコマンド、ダイアログボックスを開くと分かると思いますが、
入力された文字種を、後から変換する為の機能です。

具体的にどんな文字種が変換できるかは次の通りです。

• 文の先頭の文字を大文字にする（英文）
• すべて小文字にする（英文）
• すべて大文字にする（英文）
• 単語の先頭文字を大文字にする（英文）
• 大文字と小文字を入れ替える（英文）
• 全角で入力されている文字を半角に置き換える
• 半角で入力されている文字を全角に置き換える
• ひらがなで入力されている文字をカタカナに置き換える
• カタカナで入力されている文字をひらがなに置き換える

例えば、英文を入力する際に、
文章の先頭の文字を大文字にするのを忘れてしまった場合、
この機能を使えば、一度にすべての文章の先頭文字を、
大文字に変更することが出来ます。

もちろん、
Wordにはオートコンプリート機能がありますから、
自動的に大文字に直りますし、
再変換機能がありますので、
一つ一つ、自分で打ち直す事も可能です。

ですが、メモ帳やワードパットなどを使ってベタ打ちした文を、
ワードにコピーした場合には、
オートコンプリートなどは働きませんし、
大文字になっていないところを自分で探して再変換するのは大変です。

そこで、この機能を使えば、
一括で直すことが出来るのです。


また、表に数字を入力した際に、
後からすべて半角に直したい、全角に直したいといった時にも、
役に立つのではないでしょうか。


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8月に来年の年賀状を作る

年賀状の季節になると、
はがき作成専用のアプリケーションソフトがたくさん出回りますが
Wordにも、はがきを簡単に作成する機能があります。
たくさんイラストや写真が入った、
専用のソフトを利用するのもいいのですが
ちょっとした挨拶状でしたら十分に使えると思います。
使い方はとても簡単です。
Wordを起動させて、メニューの中から＜ツール＞をクリックし
プルダウンメニューの中にある『はがきと差し込み印刷』をポイント
『はがき印刷』という項目をクリックすると
＜はがき文面ウィザード＞という画面が表示されます。
この＜はがき文面ウィザード＞というのは何かというと
8画面から構成されるウィンドウのそれぞれの指示に従って進んでいくと
最後にはがきが作成されるという便利な機能です。
年賀状のほかにも、暑中見舞いや残暑見舞い、招待状なども作成できます。
一度お試し下さい。
ただし、一つ注意があります。
年賀状を作成するときの時期です。
年賀状というと暮れに作成するのが普通なので
あまり問題にはならないと思うのですが
例えば、夏休みの間に来年の年賀状作っておこうと思ったとします。
そうしますと、作成するのは8月になると思うのですが・・・
年賀状のイラストを挿入する時におやっと思うはずです。
来年の干支ではなく、
なぜか今年の干支が出てくるはずです。
来年の年賀状を作るのに、
今年の干支のイラストをいれてもしょうがないですよね。
というのも、この機能を使うと日付を認識していて、
自動的に干支を選択してくれるのです。
ではどうしたらいいかといいますと、
9月から来年の干支に変わるのです。
ということは、9月まで作れない？
そうですね、それまで待ってもいいのですが
8月に作りたいんだということであれば、
パソコンの時計を1ヶ月進めてみてください。
ちゃ～んと来年の干支がでてきます。
便利なパソコンですが、融通が利かないのもパソコンです。
いつもいつもこちらの思ったとおりには動いてくれません。
ですから、ちょっとした工夫も必要になってくるということです。
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[Word2002-2003]文章は保存されましたが…

Wordで作業をしているとたまに
下記のようなメッセージが出たことがありませんか？






上記の画面はWord2003のメッセージですが、
Word2002でも同様のメッセージが表示されます。
メッセージを見る限り保存はされているようですが気になります。

いったいなんでこのようなメッセージが表示されるのでしょうか？

Wordではファイルの中に入力した文字の情報だけではなく、
使用していなくても音声入力に関する言語データや手書き入力に
関する言語データも一緒に保存しています。
何度も保存の作業を繰り返すとその言語データが増えることで
ファイルサイズが大きくなってしまいます。
そこでWordは最適化を図るため余計な言語データを含めずに保存します。
その際に、「最適化のため言語データを含めずに保存しました」という
利用者に対するお知らせが上記のメッセージになります。
通常、音声入力等を使うことはありませんので
上記メッセージが表示されてもまったく気にすることはありません。

しかし、ちょくちょく表示されるというのもすこし邪魔ですので、
対処方法を紹介しようと思います。

１.Wordで上記メッセージが表示されたファイルを開く。
2.メニューから「ツール」→「オプション」をクリックし
　ダイアログボックスを表示する。
3.「保存」のタブをクリックし、
　その中から「言語データを埋め込む」のチェックをはずす。
4.「ＯＫ」ボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じる。

上記の操作により、
開いているファイルへ言語データは保存されなくなりますので、
今後メッセージは表示されなくなります。
しかし、この方法はあくまでも操作したファイル単位での設定であり、
ほかのファイルを開いて作業をした場合は
再び表示される可能性があります。
面倒でもそのたびに設定をする必要がありますので注意しましょう。

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Wordでセル内の文字を自動縮小

Excelでは、セル内に入力された文字を、
セルの大きさに合わせて、自動的に縮小する機能が付いています。
同じようなことを、Wordでも出来ないかと質問を受けました。


実際、Wordで表を作成し、データを入力して行くと、
セルに文字が入りきらない事があります。
しかも、表のレイアウトはこれ以上変更したくない。

この場合は、
入りきらなかった文字列に均等割り付けをかけて調整をしていました。

しかし、この方法では、
入りきらない文字列一つ一つに設定をする必要があり、
手間がかかってしまいます。


そこで、Excelのように、
自動的に縮小してくれる機能があれば、
便利だという話です。

実は、まったく同じではないのですが、
Wordの表にも、似たような機能があります。

それが、「文字列をセル幅に均等に割り付ける」です。

手順
１．自動で縮小してほしいセルを選択する（複数選択可）

２．右クリックし、ショートカットメニューから[表のプロパティ]

３．[セル]のタブをクリックし、右下にある[オプション]ボタンをクリック

４．[文字列をセル幅に均等に割り付ける]にチェックし、[OK]ボタン

５．[OK]ボタンをクリック


これで、セル内に収まらない文字列が入力された場合、
自動的に縮小されます。


ただし、この機能は本来、文字列をセル内で均等にする事が目的で、
Excelの自動的に縮小する機能とは以下の２点が違います。

１．セル内に収まる場合は、セル全体に広がってしまう（均等割り付け）
２．一度設定をした後、文字を削除すると、縮小されたままになってしまう
（自動で元の大きさには戻らず、
　直す場合には、一度、列幅を変更しなおす必要がある）

この為、表のデータを入力し終わってから、
文字列が収まっていないセルを選択して、
設定をするという手順で行うのがいいと思います。

少なくとも、
収まっていない文字列一つ一つに均等割り付けを設定するよりは、
手間が省けると思います。

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Web ページ (フィルタ後)

Wordで作成した文書を、
Webページとして保存する事が出来ます。

Webページとして保存するだけならば、

[ファイル]メニュー　→　[Webページとして保存]

から簡単に保存を行えますが、
この時、
このファイルは単一Webページとして保存され、
図などのファイルも一つのファイルとして保存されてしまいます。

これを、
通常のHTMLファイルと同様に、
図などのファイルとWebページを分けて保存するには、

[ファイル]メニュー　→　[Webページとして保存]
　　　→　[ファイルの種類]から”Webページ”を選択

この手順で保存を行います。



さて、
この手順を行った時に気になるのが、
[ファイルの種類]を選択するリストで、
”Webページ”の下にある”Web ページ (フィルタ後)”という項目です。

この項目はいったい何に使うのでしょうか？

実は、
WordでWebページ保存をした際、
後からでもWordで編集が可能な様に、
Office独自のタグがWebページに追加される様になっています。

このOfficeタグは、
WebページとWordで機能が違う為、
共有できない一部の機能を、
共有できるようにする役目を持っています。

しかし、
このOffice独自のタグが追加される事で、
Webページとして保存されたファイルの容量が大きくなってしまいます。

その為、
不要なタグを削除できる様、
”Web ページ (フィルタ後)”の形式が用意されています。

Webページとして保存したいファイルが、
以後、Wordなどで編集する必要が無い場合に、
この形式を利用して保存を行います。


ちなみに、
この”Web ページ (フィルタ後)”で保存を行った場合、
前述の「単一ファイル」ではなく、
通常のWebページと同様に、
図などのファイルとHTMLのファイルが分けられて保存されます。

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オートシェイプでお正月！

明けましておめでとうございます。
2007年もよろしくお願いします。

正月休みは皆さんどう過ごされたでしょうか？
寝正月、食い正月、飲み正月。
いろいろ過ごし方はあると思います。

年賀状を楽しみにしている方もあるかと思います。
最近はパソコンを持っている方も増えてきて、
自分で年賀状を印刷したよ～
というのもたくさん見かけます。

でもなにか物足りない。きれいなんだけど
画一的で・・・

そんな方に、自分で絵を描いてしまいましょうと
今回はお勧めのサイトを一つご紹介します。

Yume Palletです。

Word や Excel　を使ったことがあれば「オートシェイプ」ってご存知ですよね？
図形を簡単に描ける機能です。

これを利用してきれいなオリジナル絵画を作成してしまおうというわけです。
今年は間に合わなかったけれど、来年こそはオリジナル年賀状を作るぞと
思っているならば、今からちょこっと練習しておいて素敵な絵を
パソコンで描いてみませんか！

描き方もちゃんと載っているので、後はやる気と根性です。
がんばってみてください。
絵はちょっと～・・・と思っている方も、
ギャラリーを眺めているだけでも楽しいですよ。

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